Regulamin udostępniania dokumentów  w Chorzowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej

§ 1

Podstawy prawne:

1. Ustawa z dnia 16 września 1982r. Prawo spółdzielcze.
2. Ustawa z dnia 15 grudnia 2000r. o spółdzielniach mieszkaniowych.
3. Ustawa z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych.
4. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”.
5. Statut Chorzowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej.

§ 2

Przedmiot i zakres stosowania

1. Regulamin określa zasady i tryb udostępniania dokumentów w Chorzowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej jej członkom lub osobom nie będących członkami, którzy posiadają tytuł prawny do lokalu oraz innym podmiotom i osobom trzecim.
2. Sposób udostępniania nagrań audio i video z monitoringu określają odrębne regulaminy. 

§ 3

Forma udostępniania dokumentów

Spółdzielnia udostępnia dokumenty w formie elektronicznej, papierowej lub poświadczonych za zgodność z oryginałem odpisów. 

1. w formie elektronicznej bezpłatnie udostępniane są: 
   a) Statut ChSM i regulaminy publikowane na stronie internetowej Spółdzielni www.chsm.com.pl.
   b) uchwały organów Spółdzielni, protokoły obrad organów Spółdzielni, protokoły z lustracji, roczne sprawozdania finansowe, na stronie internetowej Spółdzielni www.chsm.com.pl  i dostępne są wyłącznie dla członków Spółdzielni po zalogowaniu w serwisie „Elektroniczne Biuro Obsługi Klientów” (E-BOK).
2. Pozostałe dokumenty, w tym również wymienione powyżej, udostępniane są odpłatnie w formie papierowych kopii bądź odpisów za wyjątkiem statutu i regulaminów uchwalonych na podstawie statutu, które udostępnianie są za rzecz członków bezpłatnie. 

§ 4

Prawo wglądu 

1. Spółdzielnia umożliwia wgląd do rejestru członków. Członek spółdzielni, jego małżonek  i wierzyciel członka lub spółdzielni ma prawo przeglądać rejestr.
2. Spółdzielnia odmawia udostępniania do wglądu innych dokumentów. 

§ 5

Sposób udostępniania dokumentów w formie papierowej 

1. Udostępnianie kopii bądź odpisu dokumentu następuje na pisemny wniosek (stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu) złożony w siedzibie spółdzielni.
2. Wnioski są analizowane pod względem formalnym, rejestrowane, zgodnie z załącznikiem nr 2, i realizowane przez Dział Organizacji i Kadr.
3. Wnioski nienależycie wypełnione lub złożone z pominięciem wymaganych informacji będą zwracane do formalnego uzupełnienia.
4. Przed przystąpieniem do realizacji wniosku Spółdzielnia określa koszt sporządzenia odpisów i kopii dokumentów i wzywa wnioskodawcę o jego pokrycie pod rygorem odmowy wykonania kopii czy odpisu. 
5. Spółdzielnia przystępuje do realizacji wniosku po uiszczeniu opłaty. 
6. Wnioskodawca o koszcie, terminie i miejscu wydania kopii bądź odpisu dokumentu może zostać poinformowany bezpośrednio, pisemnie lub telefonicznie przez Dział Organizacji   i Kadr.
7. Wysokość opłaty związanej z realizacją wniosku, zawierająca koszty przygotowania   i powielania dokumentów ustala Zarząd – załącznik nr 4 do regulaminu.
8. Termin realizacji wniosku wynosi od 2 dni do jednego miesiąca od daty jego wpływu do Spółdzielni.
9. Dział Organizacji i Kadr prowadzi rejestr wniosków i wydanych kopii dokumentów.

§ 6

Podmioty uprawnione do otrzymania dokumentów

1. Członkom udostępnianie są statut i regulaminy oraz kopie uchwał organów Spółdzielni i protokołów obrad organów Spółdzielni, protokołów lustracji, rocznych sprawozdań finansowych oraz faktur i umów zawieranych przez Spółdzielnię z osobami trzecimi.
2. Podmiot posiadający tytuł prawny do lokalu ma prawo do otrzymania Statutu   i regulaminów, które mają bezpośredni związek z naliczeniem opłat i wszelkich zobowiązań tych osób na rzecz Spółdzielni, a nadto dokumenty dotyczące ich lokali, budynku i gruntu na którym jest posadowiony.  
3. Spółdzielnia może udostępnić dokumenty innym podmiotom tylko w wyjątkowych przypadkach na podstawie odrębnych przepisów. Na żądanie sądów Spółdzielnia udostępnia teczki lokalu jeżeli dokumenty w nich zawarte mają istotne znaczenie dla prowadzonych postępowań. W takiej sytuacji sporządza się pełną kopię wydanych oryginałów.  

§ 7
Obowiązki podmiotów którym udostępniono dokumenty

1. Jeżeli w udostępnionych dokumentach znajdują się dane osobowe, osoba której dane zostały udostępnione zobowiązana jest do złożenia oświadczenia o zachowaniu  w tajemnicy uzyskanych informacji - wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu.
2. Zachowanie w tajemnicy uzyskanych informacji dotyczy również dokumentów udostępnianych za pośrednictwem serwisu E-BOK zawierających dane osobowe lub dane stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa.
3. Dane uzyskane z udostępnionych dokumentów nie mogą być wykorzystane w sposób niezgodny z przepisami prawa.
4. Za wykorzystanie pozyskanych dokumentów niezgodnie z obowiązującymi przepisami członek lub osoba, której przysługuje prawo do lokalu ponoszą wobec Spółdzielni i osób trzecich odpowiedzialność prawną. Spółdzielnia będzie mogła wystąpić wobec takiej osoby z roszczeniem odszkodowawczym.

§ 8

Uprawnienia Spółdzielni

1. Spółdzielnia może odmówić członkowi wydania kopii umów zawartych z osobami trzecimi, jeżeli naruszałoby to prawa tych osób lub jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że członek lub osoba posiadająca tytuł prawny do lokalu wykorzysta pozyskane informacje   w celach sprzecznych z interesem Spółdzielni i przez to wyrządzi  Spółdzielni znaczącą krzywdę.
2. Odmowa udostępnienia dokumentów następuje przede wszystkim z powodu ochrony tajemnicy handlowej oraz ochrony danych osobowych, do której przestrzegania Spółdzielnia (jako Administrator danych)  jest zobowiązana na podstawie przepisów prawa i zawartych umów.
3. Odmowa udostępnienia dokumentów jest wyrażona na piśmie. 
4. Kopie statutów i regulaminów wydaje się w formie zwykłej kserokopii.
5. Pozostałe kopie dokumentów mogą być wydane na drukach posiadających adnotację   o treści: „Kopia wydana na wniosek – zakaz powielania i rozpowszechniania”. 
6. Nadzór nad zamieszczaniem dokumentów na stronie internetowej należy do Działu Organizacji i Kadr.

§ 9

Postanowienia końcowe

Regulamin udostępniania  dokumentów i danych osobowych w Chorzowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej został podjęty Uchwałą Zarządu nr 150/2020 z dnia 03.07.2020