Regulamin Elektronicznego Biura Obsługi Klienta (E-BOK) dla osób posiadających tytuł prawny do lokalu w zasobach Chorzowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej

§1

Postanowienia ogólne

1. Usługa informatyczna Elektronicznego Biura Obsługi Klienta (E-BOK) jest świadczona przez Chorzowską Spółdzielnię Mieszkaniową z siedzibą w Chorzowie, zwaną dalej „Spółdzielnią”, przy wykorzystaniu strony internetowej www.chsm.com.pl oraz Zintegrowanego Systemu Informatycznego Unisoft.
2. Usługa E-BOK umożliwia osobom posiadającym tytuł prawny do lokalu w zasobach Chorzowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Chorzowie przy ul. Kopalnianej 4a, zdalny dostęp do informacji dotyczących rozliczeń związanych z zajmowanym lokalem.
3. Usługa E-BOK funkcjonuje w oparciu o dostęp do sieci Internet.

§2

Definicje pojęć 

Użyte w niniejszym Regulaminie określenia oznaczają:

1. Spółdzielnia – ilekroć w treści użyto słowa „Spółdzielnia” pod pojęciem tym należy rozumieć Chorzowską Spółdzielnię Mieszkaniową.
2. Lokal – lokal mieszkalny, użytkowy, pomieszczenie dodatkowe, garaż (w tym wolnostojący) lub miejsce postojowe w wielostanowiskowym garażu.
3. Użytkownik – osoba której przyznano dostęp do usługi E-BOK, posiadająca tytuł prawny do lokalu.
4. Tytuł prawny do lokalu– spółdzielcze lokatorskie prawo do lokalu, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu (garażu), własność odrębna, najem na podstawie umowy najmu zawartej z ChSM, dzierżawa na podstawie umowy dzierżawy zawartej przez ChSM.
5. Pełnomocnik – osoba posiadająca notarialne pełnomocnictwo do prowadzenia czynności związanych z lokalem w imieniu właściciela lokalu. 
6. Serwis- strona internetowa dla użytkowników Spółdzielni przeznaczona do świadczenia usług drogą elektroniczną w szczególności umożliwiająca użytkownikowi podgląd jego danych związanych z posiadaniem lokalu. 
7. E-BOK – Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta.

§3

Rejestracja i dostęp do serwisu E-BOK

1. Rejestracja w E-BOK następuje na podstawie doręczonego użytkownikowi identyfikatora oraz hasła do logowania na podstawie złożonego wniosku – załącznik nr 1 (lokal mieszkalny) i załącznik nr  2 (lokal użytkowy), do niniejszego regulaminu. Druki wniosków dostępne są w wersji elektronicznej na stronie internetowej www.chsm.com.pl lub w wersji papierowej w biurze Zarządu ChSM i Administracjach Osiedla.
2. Użytkownik posiadający tytuł prawny do więcej niż jednego lokalu, po zalogowaniu do E-BOK, uzyskuje dostęp do danych dotyczących wszystkich posiadanych lokali.
3. Przy pierwszym logowaniu użytkownik zobowiązany jest do:
   3.1. wejścia na stronę internetową www.chsm.com.pl i wybrania ikony E-BOK,
   3.2. podania otrzymanego loginu i hasła,
   3.3. ustanowienia nowego hasła oraz akceptacji niniejszego Regulaminu.
4. Po wykonaniu czynności, o których mowa w ust. 3, użytkownik uzyskuje dostęp do swojego konta w serwisie E-BOK.
5. Użytkownik posiadający aktywną usługę E-BOK ma możliwość późniejszej zmiany hasła dostępu. Wygenerowanie nowego hasła następuje za pośrednictwem adresu email wskazanego w formularzu aktywacji usługi E-BOK, o którym mowa w ust.1.
   W przypadku braku podania adresu e-mail użytkownik winien osobiście  zgłosić się w tym celu do Spółdzielni.

§4

Zasady korzystania z serwisu

1. Na  skutek złożonego w formie pisemnej żądania użytkownika Spółdzielnia zobowiązuje się do zablokowania dostępu do usługi E-BOK. Zablokowanie dostępu następuje na podstawie wypisanego formularza rezygnacji – załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu.
2. W przypadku wygaśnięcia tytułu prawnego do lokalu przysługujący użytkownikowi dostęp do E-BOK zostanie zablokowany .
3. Spółdzielnia  ma prawo zablokować dostęp do konta w przypadku stwierdzenia korzystania z niego w sposób sprzeczny z niniejszym regulaminem lub przepisami prawa.
4. W ramach serwisu E-BOK użytkownikowi udostępniane są w szczególności informacje dotyczące:
     4.1. powierzchni użytkowej lokalu,
     4.2. powierzchni pomieszczeń przynależnych,
     4.3. liczby osób  zgłoszonych jako zamieszkałe w lokalu,
     4.4. salda rozliczeń,
     4.5. naliczonych opłat  i dokonanych płatności,
     4.6. numerów wodomierzy, ich wskazań, zużycia wody oraz rozliczenia kosztów,
     4.7. wysokości odsetek od nieterminowych płatności.
5. Prezentowane saldo rozliczeń może przejściowo nie uwzględniać w szczególności wpłat niezaksięgowanych, korekt opłat, zadłużeń objętych postępowaniem sądowym, zadłużeń ratalnych oraz należnych odsetek ustawowych.
6. Informacje prezentowane w serwisie E-BOK generowane są automatycznie i nie stanowią wyłącznej podstawy rozliczeń ze Spółdzielnią. W przypadku wątpliwości użytkownik powinien skontaktować się z pracownikiem Działu Opłat.
7. Serwis E-BOK może udostępniać funkcję płatności elektronicznych, umożliwiającą dokonywanie opłat online za pośrednictwem zewnętrznego operatora płatności.
8. Realizacja płatności elektronicznych odbywa się na zasadach określonych w regulaminie operatora płatności, z którym użytkownik zawiera odrębną umowę w momencie dokonywania transakcji.
9. Spółdzielnia nie ponosi odpowiedzialności za przebieg i realizację transakcji płatniczych dokonywanych za pośrednictwem operatora płatności.
10. Za datę zapłaty uznaje się dzień uznania rachunku bankowego Spółdzielni, a nie dzień zlecenia płatności przez użytkownika.

§5

Odpowiedzialność i reklamacje

1. Spółdzielnia nie ponosi odpowiedzialności za:
   1.1 czasową niemożność użytkowania serwisu E-BOK z powodu przerw konserwacyjnych (awaria lub wymiana sprzętu) oraz przyczyn niezależnych od Spółdzielni, jak uszkodzenia urządzeń dostępowych, braku Internetu, działania sił wyższych itp.,
   1.2  skutki wynikające z użycia identyfikatora użytkownika E-BOK oraz hasła przez  osoby trzecie,
   1.3 szkody powstałe w związku z wykorzystaniem przez osoby trzecie informacji uzyskanych w sposób nieuprawniony za pośrednictwem E-BOK,
   1.4 szkody powstałe w skutek braku powiadomienia przez użytkownika o zbyciu lokalu,
   1.5 podanie błędnych lub niepełnych danych użytkownika w formularzu aktywacji usługi.
2. Spółdzielnia zastrzega sobie prawo do modyfikowania, zawieszania lub rozszerzania zakresu usług dostępnych w serwisie E-BOK.
3. Użytkownicy serwisu E-BOK mają prawo składać reklamację dotyczącą działania  serwisu E-BOK. Reklamacje przyjmowane są:
   - w siedzibie Spółdzielni w Dziale Opłat (sprawy związane z saldami rozliczeń) lub Dziale Członkowsko – Mieszkaniowym (sprawy związane z danymi osobowymi)
   - drogą elektroniczną na adres: reklamacje@chsm.com.pl. 
4. Reklamacje wraz ze szczegółowym opisem zdarzenia będącego przedmiotem reklamacji, należy zgłaszać nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia, w którym nastąpiło zdarzenie. Jeśli to możliwe do reklamacji należy dołączyć kopie dokumentów służących do wykazania zasadności reklamacji. 
5. Reklamacje wniesione przez osoby nie będące Użytkownikami E-BOK nie będą rozpatrywane. O sposobie załatwienia reklamacji użytkownik E-BOK zostanie poinformowany  w trybie wynikającym z regulaminu określającego zasady prowadzenia korespondencji bezpośredniej oraz korespondencji i komunikacji elektronicznej i telefonicznej w ChSM. 
6. Informacje prezentowane w serwisie E-BOK mają charakter informacyjny i pomocniczy i nie stanowią dokumentów księgowych ani urzędowych w rozumieniu obowiązujących przepisów prawa.

§6

Obowiązki użytkownika

1. Akceptacja Regulaminu następuje przy pierwszym logowaniu do serwisu E-BOK.
2. Akceptując regulamin, użytkownik zobowiązuje się w szczególności do powstrzymywania się od jakichkolwiek działań, które:
   2.1 naruszałyby prywatność innych użytkowników, przede wszystkim polegających na zbieraniu, przetwarzaniu i rozpowszechnianiu informacji o innych użytkownikach bez podstawy prawnej wynikającej z przepisów prawa,
   2.2 mogłyby utrudniać lub zakłócać funkcjonowanie serwisu, a także działań polegających na niszczeniu, zmianie, usuwaniu, uszkadzaniu, utrudnianiu dostępu do kont innych użytkowników.
3. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za skutki udostępnienia danych dostępowych osobom trzecim, w tym Pełnomocnikom, niezależnie od formy udostępnienia.

§7

Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych użytkowników systemu Elektronicznego Biura Obsługi Klienta (E-BOK) jest Chorzowska Spółdzielnia Mieszkaniowa z siedzibą w Chorzowie (41-500), ul. Kopalniana 4a.
2. Dane osobowe użytkowników przetwarzane są w celu realizacji usługi E-BOK, w szczególności w celu:
   a) założenia i obsługi konta użytkownika,
   b) zapewnienia dostępu do informacji dotyczących lokalu,
   c) uwierzytelniania użytkownika oraz odzyskiwania hasła.
3. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych użytkowników jest:
   a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy o świadczenie usługi E-BOK,
   b) art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze, w szczególności wynikających z przepisów prawa podatkowego, rachunkowego oraz przepisów regulujących gospodarkę zasobami mieszkaniowymi.
4. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych, w tym przysługujących praw, zawarte są w klauzuli informacyjnej RODO dostępnej na stronie internetowej Spółdzielni.
5. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do założenia i obsługi konta użytkownika w serwisie E-BOK.
6. Użytkownikowi przysługują prawa wynikające z RODO, w szczególności prawo dostępu do danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie administratora, w szczególności dostawcom systemów informatycznych oraz operatorom płatności, wyłącznie na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych.

§ 8

Niniejszy Regulamin został przyjęty Uchwałą Zarządu Nr 37/2026 z dnia 12.02.2026r.

Regulamin wchodzi w życie z dniem podjęcia.